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高分高分学员:赴一场项目管理与生活的修行

2019-05-06 来源:慧翔天地 阅读数:247

  我是 85 后、项目管理龄 8 年、PMP 认证 1 年、妈龄 4 年——我把所有这些年走过的路看做是一场内心独白的修行。

  我所在的飞机维修行业,是一个模式固定,标准严格,工种众多的行业。位处产业链后端,可创新和变革的空间有待发掘。而飞机系统庞大复杂,光不同工种即有十几种。在外行看似高大尚的工作,实际却一地鸡毛。而当把项目管理应用到所有的工作环节和流程中,不被鸡毛噎着、呛着,而是把鸡毛插出凤凰样,那才是修行的目标。

  修行一:看准范围,寻求关键

  飞机大修级别划定严格,有手册和程序控制,例行条目基本偏差不大。但客户为每次寻求效益最大化会在定检中加入适航维修及改装工作。将附加工作融入到正常定检工作流程中,是对范围控制的一种考验。这时候一个熟悉且响亮的名词要在众多“鸡毛”中蹦出来——关键路径。关键路径是决定定检周期的关键因素。只要关键路径满足,那么剩下的就是上机人力和工时的合理分配问题。比如,一个部件需要外包,而算上运输,修理的时间,它成为整个项目的关键路径,那我们就要先把这个部件可以拆下的最早时间算出来,节约时间成本。再者,一个改装涂完胶需要晾干 48 小时,那么晾干的时间能否被总周期覆盖,能否把涂胶的时间提前,清楚工作范围,抓关键任务,牢牢的看紧它,可能项目就成功了一半了。

  生活中的应用:午餐想吃牛肉拉面,又想点些烤肉串配着吃。但是烤肉串肯定比牛肉面上的慢,如果拿了面再等肉串,常常是快吃完了肉串才上来。所以肉串的时间是吃面这个项目里的关键路径,我们先点肉串,然后等个几分钟再把点面的小票给出面口师傅,这样热面上来凉一会,刚好能入口时候,肉串也上来了。完美的吃完一顿饭。

  修行二:步步紧逼,控制进度

  在飞机大修过程中,各工种的先后顺序要严格按照手册进行,比如抽完油,要通风后才能进油箱;前缘缝翼要做完收放测试收回,才能开发动机包皮,检查发动机内部结构;飞机顶升完成,才能做起落架轮胎检查等工作;这些都是维修过程中的硬流程,或者叫做干涉,把每个小的硬流程看作一个活动,而不同活动之间的交接,则一定存在着浮动时间,怎样完美的利用这些浮动时间,会是缩短维修周期,提升进度的关键。

  生活中的应用:做一顿晚饭:菠菜汤+黄瓜炒虾仁。怎么做最快呢?先看每个活动即每道菜的先后顺序:做菠菜汤要先洗菠菜-焯水-下汤-出锅-共 15 分钟。做黄瓜炒虾仁要先剥虾-切菜-热锅-炒-共 10 分钟。哪个有浮动时间呢?烧水焯水、下汤等待,如果按步骤做,这两个时间段我们就需要等待,那等待的过程中我们能做什么呢?把黄瓜炒虾仁的活动穿插进来。结果变成:先烧水,洗菠菜、洗黄瓜、剥虾仁,然后水开了焯菠菜,菠菜出锅了另烧水,切黄瓜,水开了下汤,汤好了炒菜。总共用 20 分钟(这是在只有一个锅的情况下)。如果有两个锅的话,时间将缩短为 15 分钟。

  修行三:预见风险,布好对策

  采购环节在飞机大修过程中尤为重要,稍不留神没做好准备,一个螺丝钉也会变成周期延误的罪魁祸首。始终保持风险意识,是在项目管理里不能松懈的一道关。大修所需的器材一定要精准核实吗?答案是肯定的,但是上千条器材在动态的库存里,怎么精准核实呢。前脚核实完了,后脚被别的项目领用了。除了提前做出器材的绑定预留,用项目管理思维,该干嘛呢?当然是识别风险。随时随地买得到的东西那不是风险,而运输周期长的,到货时间晚的,特殊非通用的,定做定制的,这些才是需要列入风险控制清单,做出每个风险 Plan A 和 Plan B,再做出风险连锁组合发生时的 Plan A 和 Plan B。

  生活中的应用:带 3 岁娃出游,婴儿车——防止娃累了让抱抱的风险;内衣裤——防止尿湿了没法继续玩的风险;零食,水壶——防止渴了、饿了风险;玩具,书籍——防止飞机或乘车无聊哭闹的风险……风险清单做的越细致,风险敞口也就越小,想达成项目目标——全家玩的开心,也就越容易。如果娃累了,渴了,尿了,又无聊到哭了,那么我们要考虑是否更换备选出行路线。准备出行用品清单就是对风险的管理,列出可能遇到的风险,再带上应对措施,会使得游玩过程中更顺畅,也更从容。

  修行四:有沟有通,不卑不亢

  “把项目流程打一份,开会要用”,结果在会上领导除了问流程,又问了成本,又问了人员分配,被套上准备不充分的帽子,挨领导一顿批评。沟通不充分的后果是,造成双方的麻烦。沟通,就要有沟,又有通。“沟”完了,要确保对方懂得你的意思,真的“通”了。双方达成一致,才叫“通”。这一点在面对国际客户时尤为重要,把自己的理解用英语重复,跟对方的意思合上了,是快速达成沟通的方法。

  生活中的应用:老公接我下班,我说在路口等他。为了不用他掉头,我过到了马路右侧等,他为了让我少走路,停在了左侧。结果又是等红灯变绿灯,又是怕摄像头拍,我多走了几百米路,他掉了头又浪费了时间,因为这事还吵了一架,我们都认为对方是猪队友。我们犯了想当然的错,有沟没有通,结果明明为了对方着想,生生变成了吵架的导火索。后来,我们共同定了个标志物,我不再多走,他也找的准,没再出岔,和谐多了。

  写了这么多,还是没有把项目管理的应用写完全。其实想说,无论是否作项目经理,工作中事事都可运用项目管理,生活中处处都可见到项目管理。范围、进度、成本的管理是基础,质量、资源、沟通、风险的管理是保障,采购和相关方的管理是辅助,整合管理是关键,他们缺一不可,相辅相成。用项目管理的思维考虑问题,很多时候困难会更清晰,也更明朗。

  在学习 PMP 时,我发现我所在部门的组织机构是弱矩阵型的管理模式,实际项目管理起来会遇到很多困难,我问老师怎么办。他说,不要抱怨,每个企业都有他的优点与缺点,既然你已经知道正确的路,想办法改变他们!这句话对我的震撼至今都在心底环绕。不破不立。所谓项目,上接战略,下接运营,做好项目管理,就是从现在的状态走向了未来状态。这是一种变革,更是一种进步。我们每个人的一生又何尝不是一个项目,每个人不就是自己人生项目的项目经理嘛。

  后记:女性担任项目管理,本身有着得天独厚的优势。因为管理每个家庭本身就是一个极其复杂的项目:每个家庭的正常运转、一日三餐,都需要 WBS 分解到位;每次孩子的重要活动,都是经过关键路径法或敏捷法迭代得出的最优方案;每个家庭成员的心理动向,也都是通过与相关方充分沟通达成项目目标;除此之外,还要兼顾可行性研究、家庭战略落地,抗风险评估,成本支出,质量保证……

  所以说,来赴一场项目管理与生活的修行,愿每个女性都能生活和工作的更从容淡定。